Escalatiemodel bevordert innovatie

Bolidt Nieuws

“Verbeteren doen we iedere dag. Ook bij de huidige veranderde omstandigheden.”

Als continu kunnen blijven innoveren de essentie is van je missie, dan is kunnen inspelen op veranderingen essentieel. Je denkt iedere dag na over morgen. Hoe kunnen we met onze bedrijfsvoering en kunststoftoepassingen onze klanten helpen aan een betere leefomgeving en milieu? Proactief acteren op nieuwe wensen, eisen en mogelijkheden zit bij Bolidt in het DNA. Uiteraard hadden ook zij de coronacrisis niet zien aankomen. Hoe houd je je innovatiekracht hoog als je een wereldwijd opererende organisatie bent en de wereld is in lockdown?

Ook bij Bolidt ervaren ze de gevolgen van deze wereldwijde coronacrisis, vertelt Rientz Willem Bol, directeur-eigenaar van Bolidt. Sommige projecten liggen helaas helemaal stil omdat er niet gereisd mag worden. Andere projecten in Nederland, zoals renovaties in het onderwijs en parkeergarages, zijn juist naar voren gehaald. “De mensen die normaal de wereld overgaan, zijn daarom ingezet op projecten in Nederland of werken aan verschillende verbeterprojecten. We gebruiken deze tijd nu juist om er alles aan te doen om de kwaliteit voor de klant te waarborgen en innovaties te versnellen.”

Innoveren doe je organisatiebreed

“Als je continu wilt kunnen innoveren en snel wilt kunnen inspelen op veranderende omstandigheden, moet je zorgen dat beslissingen snel genomen kunnen worden”, benadrukt Rientz Willem. “Niemand kan vooroplopen als belangrijke beslissingen op zich laten wachten omdat iemands mailbox of agenda te vol is om er tijd en aandacht aan te besteden. De ontwikkelingen in de wereld volgen elkaar steeds sneller op en klanten stellen steeds hogere eisen. Vooruit denken deden we altijd al, maar dat was niet meer genoeg, merkten we enkele jaren geleden. Ik besefte dat we echt onze hele organisatie rondom innovatie moesten inrichten. Niet alleen de R&D-afdeling moet met innovatie bezig zijn, maar iedereen; van applicateur tot directeur.”

Daily Stand op elk niveau

Ruim vier jaar geleden zette Bolidt samen met LearningWaves (toen nog Arpa Training & Consultancy) de eerste stappen richting een Lean & Learn organisatie. Kort voor de coronacrisis intrad, is in de gehele organisatie – internationaal en op alle niveaus –samenwerken op basis van Daily Stands ingevoerd. Een Daily Stand zorgt dat ieder team binnen Bolidt dagelijks de lopende werkzaamheden kort doorneemt, de planning bewaakt en mogelijke verstoringen en eventuele escalaties tijdig signaleert en kan oplossen.

Aanvullend heeft Bolidt de Daily Stands volgens een escalatiemodel ingericht en gepland. Achtereenvolgens op dezelfde dag houden de operationele teams en de managers hun Daily Stand. Op die manier kunnen ze eventuele verstoringen waarvoor beslissingen van hoger hand nodig zijn, binnen enkele uren escaleren.

Volgens Rientz Willem was dat echt een mijlpaal. Bolidt had echter niet kunnen voorzien dat ze die op zo’n cruciaal moment zouden bereiken. “De impact van corona zorgde vanzelfsprekend voor aardig wat verstoringen in onze processen.

Dankzij de Daily Stands en het escalatiemodel zijn we ook in deze uitdagende tijd in staat om snel oplossingen te bedenken voor veranderende omstandigheden. Of die nu vanuit de productie komen, vanuit de klant of door externe factoren zoals handelsbeperkingen door corona. Hierdoor beperken we de impact ervan op onze processen of het resultaat voor de klant. Zo waarborgen we de efficiency en kwaliteit.”

Leerproces

“Daarmee is het de tijd en energie die erin is gaan zetten, meer dan waard. Het heeft namelijk wel een aantal jaar geduurd om dit zo op alle locaties en alle afdelingen in te richten. De Lean & Learn methodieken eigen maken, kost tijd. Het is een leerproces waar iedere medewerker afzonderlijk doorheen moet. Van onbewust onbekwaam tot bewust onbekwaam met gevoelens van weerstand. (Waarom moeten we dit zo doen? Is het echt nodig? Was het niet goed zoals we het deden?) Stap voor stap hebben we afdelingen meegenomen in dit leerproces. Zo konden afdelingen bij elkaar zien wat het oplevert. Uiteindelijk kan ik nu wel zeggen dat onze hele organisatie bewust bekwaam is in de Daily Stand en er ook het belang van inziet”, aldus Rientz Willem.

Uniek escalatiemodel in internationale organisatie

Bolidt is gespecialiseerd in het ontwikkelen, produceren en aanbrengen van thermohardende kunststoffen en is actief over de hele wereld. Iedere dag van het jaar worden in verschillende landen wereldwijd duizenden vierkante meters kunststofvloer, dek of brug gerealiseerd. Met de planning van alle Daily Stands is rekening gehouden met de verschillende tijdzones van de landen waarin onze teams werken. Dat betekent dat de Daily Stands die met teams in andere landen gehouden worden, in de middag plaatsvinden. Op die manier kunnen Logistiek en Warehousing in Miami aanhaken bij Operations in Hendrik-Ido-Ambacht, zodat Bolidt diezelfde dag nog op welk niveau dan ook escalaties kan uitvoeren.

Bewezen succes

Rientz Willem legt graag uit hoe dat in de praktijk in zijn werk gaat: ”Ieder team houdt iedere dag een Daily Stand. Daarnaast hebben de managers van onze verschillende afdelingen er elke middag één. Drie keer per week alleen met productie, uitvoering en sales. Twee keer per week zijn alle afdelingen vertegenwoordigd. Zo kunnen we supersnel reageren. Inmiddels hebben we hiermee ook al een prachtig succes behaald. Met trots kan ik vertellen dat we voor de Universiteit van Oxford mogen werken. We gaan hygiënische vloersystemen leveren voor de nieuwe laboratoria van hun prestigieuze biochemische faculteit. Die doet o.a. onderzoek naar een vaccin tegen Covid-19.” 

Snel acteren in uitdagende omstandigheden

“Omdat Oxford zo snel mogelijk haar onderzoekscapaciteit wilde uitbreiden, moesten we extreem snel acteren”, licht Maurice Steijn, Director Export Division van Bolidt, toe. “Tussen de definitieve opdrachtbevestiging en de start van de klus zaten slechts 4 dagen. Normaal gesproken is dat 4 tot 6 weken. We hebben alles op alles gezet om de doelstelling van Oxford waar te maken. In het voortraject hebben wij veel zaken moeten uitzoeken op gebied van veiligheid en kwaliteit. Konden we onze mensen en het materiaal het Verenigd Koninkrijk in krijgen? Moesten medewerkers eerst in quarantaine? Welke coronamaatregelen golden er op de bouwplaats? In deze tijden moeten we meer dan anders anticiperen op alle mogelijke scenario’s.”

Volgens Maurice kun je alleen zo snel reageren als je als bedrijf op elkaar bent ingespeeld, direct kunt overleggen en een klus tot in de puntjes kunt voorbereiden. “Omdat wij de waardestroom in eigen hand hebben, zijn alle onderdelen bij ons heel nauw op elkaar aangesloten en kunnen onze medewerkers extreem snel schakelen. Het binnenhalen, voorbereiden en uitvoeren van de opdracht voor Oxford is een echte teamprestatie.”

Continu verbeteren

Met een Daily Stand stem je de planning en activiteiten af én signaleer je ‘Kaizens’ oftewel zaken die beter kunnen. Kaizen betekent letterlijk ‘continu verbeteren’ in het Japans. “Dit is treffend voor hoe wij met elkaar samenwerken; de hele organisatie is continu aan het verbeteren om een beter product aan onze klant te leveren, het proces efficiënter in te richten en te zorgen dat ieders motivatie en stemming goed is.” Rientz Willem maakt snel even een rekensom: “Doe je dat iedere dag, zeven dagen per week met alle 460 mensen, dan levert je dat al snel zo’n 168 duizend innovaties in een jaar op. Dat is de kracht van continu verbeteren.”

Een unieke prestatie

Erik Giebels, consultant & trainer LearningWaves: “Zoals Bolidt met een Daily Stand in combinatie met een escalatiemodel werkt, is uniek in het MKB. Eigenlijk werken alleen multinationals op deze manier. Het vergt veel organisatie, een breed draagvlak en discipline. Dat het Bolidt gelukt is om hun organisatie binnen drie jaar te transformeren van een traditioneel gestuurd bedrijf naar deze autonome manier van organiseren, is te danken aan hun wil en cultuur. Dat is echt een uitzonderlijke prestatie voor een internationale organisatie waar dagelijks ruim 450 mensen werken.”